Chào các bạn, tôi là Hoàng Thanh Vân, chủ hệ thống Cafe HƯƠNG. Trong hành trình kinh doanh, có lẽ một trong những bài toán khó nhất đối với các chủ quán cafe, đặc biệt là những người mới bắt đầu, chính là cách tính toán chi phí, doanh thu, và cuối cùng là lợi nhuận.
Nhiều bạn trẻ khi khởi nghiệp thường chỉ tập trung vào việc mở quán đẹp, phục vụ đồ uống ngon, nhưng lại chưa thực sự hiểu rõ cách quản lý tài chính sao cho hiệu quả. Chính vì vậy, hôm nay tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế mà tôi đã đúc kết từ quá trình xây dựng Cafe HƯƠNG, giúp bạn kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận khi kinh doanh quán cafe.
1. Chi Phí Khi Kinh Doanh Quán Cafe
Để có được lợi nhuận, trước tiên bạn cần nắm rõ các khoản chi phí cần thiết khi mở và vận hành quán cafe. Sau đây là những hạng mục chi phí chính mà bạn phải tính đến:
1.1. Chi Phí Đầu Tư Ban Đầu
Khi mở quán cafe, bạn cần một khoản đầu tư ban đầu để xây dựng cơ sở vật chất và chuẩn bị hoạt động. Các chi phí cụ thể bao gồm:
• Thuê mặt bằng: Đây thường là chi phí lớn nhất. Chi phí này phụ thuộc vào vị trí, diện tích và khu vực kinh doanh.
• Thiết kế và trang trí quán: Nếu bạn muốn tạo ấn tượng với khách hàng, không gian quán phải được thiết kế độc đáo, bắt mắt.
• Mua sắm thiết bị: Bao gồm máy pha cà phê, máy xay, tủ lạnh, quầy thu ngân, và các thiết bị pha chế khác.
• Nguyên vật liệu ban đầu: Để vận hành quán, bạn cần chuẩn bị cà phê, trà, sữa, đường, topping, và các nguyên liệu khác.
• Chi phí đăng ký kinh doanh: Gồm các khoản phí pháp lý để hoạt động hợp pháp.
Kinh nghiệm của tôi: Khi mở Cafe HƯƠNG, tôi tập trung vào việc thiết kế không gian thân thiện và gần gũi nhưng không lãng phí ngân sách. Các thiết bị pha chế được chọn lọc kỹ lưỡng để đảm bảo hoạt động bền bỉ lâu dài, giúp tiết kiệm chi phí sửa chữa về sau.
1.2. Chi Phí Vận Hành Hàng Tháng
Sau khi quán đi vào hoạt động, bạn sẽ cần chi trả các khoản chi phí cố định và biến đổi mỗi tháng:
• Tiền thuê mặt bằng: Thông thường, tiền thuê sẽ chiếm 15-20% doanh thu của bạn.
• Chi phí nhân sự: Bao gồm lương nhân viên, bảo hiểm (nếu có) và các khoản thưởng.
• Nguyên vật liệu tiêu hao: Cà phê, sữa, trái cây, đường, gas… Tỷ lệ chi phí này thường chiếm khoảng 30-40% doanh thu.
• Chi phí tiện ích: Tiền điện, nước, wifi, gas phục vụ pha chế.
• Marketing và quảng bá: Dù mới mở hay đã hoạt động ổn định, bạn vẫn cần chi ngân sách để quảng cáo, chạy chương trình khuyến mãi hoặc quảng bá trên mạng xã hội.
Lưu ý: Chi phí vận hành cần được kiểm soát chặt chẽ để tránh lãng phí. Khi vận hành Cafe HƯƠNG, tôi luôn kiểm kê hàng hóa định kỳ để tránh tình trạng thừa nguyên liệu dẫn đến hư hỏng.
2. Cách Tính Doanh Thu và Lợi Nhuận
Khi đã nắm được chi phí, bước tiếp theo là xác định doanh thu và tính toán lợi nhuận để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
2.1. Tính Doanh Thu
Doanh thu của quán cafe được tính bằng công thức đơn giản:
Doanh thu = Giá bán trung bình x Số lượng khách hàng mỗi ngày x Số ngày kinh doanh trong tháng
Ví dụ, nếu giá bán trung bình mỗi ly cafe tại quán của bạn là 40.000 VNĐ, bạn phục vụ khoảng 100 khách mỗi ngày và hoạt động 30 ngày/tháng, thì:
Doanh thu = 40.000 x 100 x 30 = 120.000.000 VNĐ/tháng
Mẹo tăng doanh thu: Tại Cafe HƯƠNG, tôi không chỉ tập trung vào việc bán đồ uống mà còn triển khai thêm các dịch vụ phụ như bánh ngọt, nước đóng chai và chương trình thành viên thân thiết để khuyến khích khách hàng quay lại nhiều lần.
2.2. Tính Lợi Nhuận
Lợi nhuận là phần chênh lệch giữa doanh thu và tổng chi phí. Công thức:
Lợi nhuận = Doanh thu – (Chi phí đầu tư ban đầu + Chi phí vận hành hàng tháng)
Ví dụ, nếu doanh thu của bạn là 120 triệu VNĐ/tháng, chi phí vận hành là 90 triệu VNĐ/tháng, thì lợi nhuận của bạn sẽ là:
Lợi nhuận = 120.000.000 – 90.000.000 = 30.000.000 VNĐ/tháng
Lời khuyên từ Vân Hoàng: Đừng quên trích một phần lợi nhuận để tái đầu tư vào quán, như nâng cấp thiết bị, cải thiện menu hoặc triển khai các chiến dịch marketing dài hạn.
3. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Tính Toán Chi Phí và Lợi Nhuận
Khi mới kinh doanh, nhiều chủ quán cafe mắc phải những sai lầm dưới đây, dẫn đến thua lỗ:
• Không kiểm soát nguyên liệu: Mua quá nhiều nguyên liệu dẫn đến hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
• Không định giá sản phẩm đúng: Định giá quá thấp để cạnh tranh hoặc quá cao khiến khách hàng ngần ngại.
• Chưa tối ưu nhân sự: Thuê quá nhiều nhân viên hoặc phân công công việc không hiệu quả, làm tăng chi phí không cần thiết.
• Quên chi phí ẩn: Những khoản như phí sửa chữa thiết bị, bảo trì quán hoặc khuyến mãi thường không được tính toán đầy đủ.
Giải pháp của tôi: Tại Cafe HƯƠNG, tôi áp dụng công cụ quản lý chi phí bằng phần mềm để dễ dàng theo dõi từng khoản chi tiêu và điều chỉnh ngay khi cần thiết.
4. Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Hiệu Quả Khi Kinh Doanh Cafe
Từ trải nghiệm thực tế, tôi – Hoàng Thanh Vân, đã rút ra một số bài học quản lý tài chính để tối ưu lợi nhuận:
• Đặt ngân sách rõ ràng: Luôn lập kế hoạch chi tiêu chi tiết trước khi mở quán và tuân thủ ngân sách đó.
• Theo dõi báo cáo tài chính hàng ngày: Điều này giúp bạn phát hiện kịp thời những khoản chi phí bất thường.
• Tái đầu tư thông minh: Không nên sử dụng toàn bộ lợi nhuận, hãy tái đầu tư khoảng 20-30% vào các hoạt động phát triển quán.
• Học hỏi từ đối thủ cạnh tranh: Tham khảo cách định giá, quản lý và tối ưu lợi nhuận từ các quán cafe khác trong khu vực.
5. Kết Luận
Kinh doanh quán cafe không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo mà còn cần một tư duy quản lý tài chính bài bản. Là chủ hệ thống Cafe HƯƠNG, tôi luôn đặt việc kiểm soát chi phí, tối ưu doanh thu, và gia tăng lợi nhuận lên hàng đầu để phát triển quán bền vững.
Hy vọng những chia sẻ trên từ tôi, Vân Hoàng, sẽ giúp các bạn – những chủ quán cafe mới – có thêm kinh nghiệm để quản lý tài chính hiệu quả hơn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy kết nối với tôi để cùng trao đổi và học hỏi thêm nhé!
Chúc các bạn thành công trên hành trình kinh doanh cafe của mình.